ダブルブッキング＆すっぽかし防止！新学期に実践したいママのスケジュール管理術

何種類のスケジュールを管理していますか？

子どもの習い事に、自分のお稽古事、家族の行事に、学校のPTA…。
ママたちは知らず知らずのうちに、たくさんのグループに所属したり、つながりを持ちながら、日常生活を送っています。

そこで、ママたちが管理しなければいけないスケジュールを、学校や家族、習い事など別に何種類持っているのか、調査してみました。

ママたちにはこんなに多くの人間関係が。

すると、4種類以上のスケジュールを管理している人が、アンケートを取った中の61％。平均して約6種類のスケジュールを管理していることが分かりました。

中には12種類というツワモノも！！具体的には、、、

【自分の予定】家族、仕事、地元の友達
【長男の予定】学校、体操、水泳、学童、ＰＴＡ
【長女の予定】保育園、新体操、水泳
【次女の予定】水泳

・・・正直、こんなに多くのスケジュールを管理するなんて、たやすいことではないですよね。

ママたちはいろいろな方法でスケジュールを管理しています

では、この複雑きわまりないスケジュール、ママさんたちはどのようなツールを使って管理しているのでしょうか。調査をしてみて見えてきたのは様々なツールを使ってあの手この手でスケジュールを管理しようと苦闘する姿でした。以下、利用率の高い順にご紹介します。

1位は、なんとLINEです。え？LINEって、スケジュール管理に使うんだっけ？と思いますよね。今のママたちのスケジュール管理に欠かせないのが、共有、ということなのです。実に半数以上の方がLINEを使っているようです。

2位はメール。やはり、連絡ツールとしての使用頻度の高さですよね。幼稚園や学校のPTA活動などでは、10人を超えるとひとりふたり「わたしLINEやってないんだ」という方がいますし、その方たちには別でメールを送ったり、ということがよく見うけられます。

3位は紙の書き込み型カレンダーです。30％強の方が使っていると答えられました。確かにパッと、全体の予定が把握できるのはありがたいですよね。それぞれが自分の予定を書き込めばよい、という良さも大きいでしょう。

ちなみに4位が手帳、5位が携帯のカレンダーアプリという結果でした。

なお、手帳とカレンダー、といったように複数のツールを利用している方が全体の7割も！スケジュール管理に対するママの悩みの深さが伝わってきます。

ここで、ママたちの失敗談から、ママたちがスケジュール管理で具体的にどんなお悩みを抱えているのか、見てみましょう。

お悩み1：管理しなければならないスケジュールの種類が多すぎて大混乱

”同じ学校行事でも、低学年と高学年の保護者会の日にちが違っていたりして、危うく、上の子と下の子の予定を取り違えてしまうところでした。

高学年の保護者会だと思っていたら、当日の朝、低学年の子のママ友から「今日だよね」と言われて気付いて、危機一髪。子どもが多いので、ヒヤッとすることがよくあります”（カズノコさん）

子どもの数が複数になるとよく起きる現象です。ママ友の識別すら難しいこともありますから…。学年ごとのお知らせを見間違えたり、というミスもよく起きます。特に新学期にはこの罠に陥りがちですよね。

お悩み2：他の人とのスケジュール共有不足

”以前から決まっていた息子の幼稚園行事を私が主人に伝え忘れてしまいました。その結果、当時自治会の役員をやっていた主人が同日の役員会開催を承諾してしまい、ダブルブッキング。

息子が幼稚園行事を楽しみにしていたこともあり、主人は幼稚園行事へ。役員会には、急きょ私が生後間もない次男を連れて代理で出席する羽目に…”（みりずくきさん）

自分のせいなのですが、子どもを悲しませるのも…となりますよね。しかも、バタバタしていると、忙しい者同士、連絡するのもうっかり忘れてしまいますよね。

お悩み3：複数のスケジューリングツールの使い分けに失敗。

”おでかけの日程調整をする際、メールで出席と送ったのですが、後日、LINEで欠席と訂正。相手がどちらが正しい情報なのか分からなくなってしまい、混乱させてしまいました。

幸い仲の良い友人だったので、大きなトラブルにならなかったから良かったけれど、気を付けないといけないなとヒヤリとしました”（rinbouさん）

メールで「出席します！」と送っておいたあとで「あ。やっぱり、その日ダメだった！」とLINEしてしまうというパターンですね。何となく、その場で扱いやすい方を使ってしまうのも、忙しいママの陥りやすい落とし穴です。

お悩み4：バタバタしていて、うっかりスケジューリングミス。

”バタバタしてる時に手帳に2ヵ月後の予定を書き込みました。

平仮名で｢しろ｣と書いてあり、実家の犬を預かる予定だと思っていたら、前々日に友達から連絡が来て明後日何時にする？という話が。「名城」という場所に観光に行く約束をしていたことが発覚しました”（ごぉままさん）

よくありますよね。バタバタ書き込んだ字が自分で読めない事件。走り書きの数字なども謎です…。

ママさんたちのスケジュールに関するお悩みは非常に深い…のですが、悩んでばかりいても仕方ありません。

たしかに、ＬＩＮＥやメールはスケジュールの調整には便利ですが、内容がどうだったのかわからなくなってしまいがち。一方、スケジュールを管理にするにあたって、カレンダーや手帳など、アナログな魅力も捨てがたいのですが、物理的に紙面に制限があるので、複数の種類のスケジュールを書き込むのもなかなか大変です。

そこで、使ってみたいのがスケジュールアプリ。今回、ご紹介するのは「TimeTree」です。100万人以上が利用しており、『App Store Best of 2015』も受賞している話題のアプリです。

実はこのアプリ、先ほどのママの4つのお悩みを解決してくれる機能を備えた優れもの！その機能をご紹介させていただきます。

スケジュール大混乱も解決！スケジュールの種類が多くてもパパッと見られるカレンダー

「TimeTree」は、さまざまなカレンダーを一緒に管理できるのが大きな魅力の一つです。

例えば、「仕事」「家族」「長女学校」「次女学校」「長男幼稚園」「バレエ」「サッカー」と、項目別にカレンダーを作ることができます。

その予定をひとつのカレンダー上でサクッとまとめてみることができますし、カラー別ですぐにどの種類のスケジュールなのかを識別することができます。現在は8つまでのカレンダーを共有できるようになっています。

複数ツールを使う落とし穴から救出！アプリ使わない派とも簡単にスケジュール共有

多くの人とスケジュールを共有しなければいけない、また、様々なツールを使って失敗してしまう方にも、「TimeTree」は威力を発揮します。

TimeTreeの最も優れている点は、共有機能です。他のTimeTreeユーザーとカレンダーを共有することで、自分がいれたスケジュールが共有相手のカレンダーにも自動的に反映。新たにスケジュールが登録されると同時に通知されます。「言った言わないのすれ違い」が解消できる、という大きなメリットがあります。

また、TimeTreeに登録をしているスケジュールは、LINE やメールへの共有もとても簡単。TimeTreeを使っていない友達や家族にもTimeTreeカレンダー上の予定を簡単に送信して共有できます。

TimeTreeに情報を集約して、スケジュール共有したい相手別に、TimeTreeカレンダー、LINEやメールなどスケジュール共有するツールを選べば、「どのツールで連絡したかわからない」など、複数ツールを使う落とし穴にハマる可能性が低くなります。

PTAの活動や幼稚園・保育園で、いざ、ママたちの連絡を取ろうとすると、意外にSNSなどは使っていない、という人も多かったり。ママたちは必ずしも同じ世代ではありませんし、人によっては携帯やパソコンが苦手、という人います。

バリバリインターネットを使用してアプリも活用している人、メールしか使っていないよ、という人の両方にスケジュール共有しやすい、というのがTimeTreeがママたちのスケジュール管理に適している理由なのです。

今、使っているスケジューラーとも簡単に同期

TimeTreeが便利そうなのは分かった。でも、今、使っているスケジュールツールから乗り換えるのが面倒！という人もいますよね。

そんなめんどくさがり屋さんにも優しいのが、Googleカレンダーなどのスマホに最初から入っているカレンダーも簡単に共有できることです。

例えば、会社ではGoogleカレンダーに入力している仕事の予定などが、携帯ではTimeTreeに反映されますので、家族や趣味の予定と一緒に見られるという訳です。

つまり、そっくりそのまま乗り換えなくても、スケジュールを集約するツールとしてTimeTreeを活用できるのです。

常に新しい予定が確認できるスケジュール更新履歴

他にも、便利なのが、グループでスケジュールを共有したときに便利なスケジュール更新機能。

スケジュール更新機能は、だれがいつ、そのスケジュールを更新したかが、時系列で表記される機能です。

例えば、話し合いでこれまでのスケジュールを変更した場合など、そのスケジュールが新しいものかどうか、分からなくなってしまうことがよくあります。しかし、このスケジュールは共有しているユーザーの誰がいつ、そのスケジュールを更新したかが分かります。

なので、いつでも、また誰でもその予定が最新のものかどうか確認することができるのです。

ママたちのグループでは、グル―プをまとめる人などに負担が大きくなりがちなのですが、誰でもアクセスできるようにしておけば、手の空いた人がスケジュール更新をできることになり、ひとりに負担が偏ることがありません。

さらに、チャットのようなメッセージ機能も！スケジュールごとにコメントを残せるので、あるイベントについての参加不参加などをまとめるのにも便利です。

予定の決まっていないものもスケジューリングするキープ機能も！

忘れてしまいがちな様々な予定を忘れないようにしてくれるのがキープ機能。

各グループのカレンダー画面にはスケジュールを、マンスリー、ウィークリー、そして1ヶ月分の予定を並べて確認できるサマリー、そしてキープの機能があります。

ママたちには、バタバタとした中でのメモや、「これやらなきゃいけないけど、いつやるか決めてない」ということがたくさんあります。そういったことも、キープ機能に入れておいて、余裕のあるときに見直すことで、しっかり実行することができるのです。

また、幼稚園や小学校の謝恩会準備など、まだ予定の決まっていない出来事をずらっと並べておいて、スケジュールに振り分けていく、というのもいい活用法です。

操作しやすい作りで、バタバタしていてもパパッと入力。

操作しやすいのも、このアプリの特徴。

項目ごとのカレンダーも、予定を記入しやすいデザインになっており、バタバタしているときのメモとしてもパパッと入力できます。

また、コピーや移動も簡単にできますので、とりあえず予定を記入しておいて、あとで動かすことも簡単。もっと忙しい時には、前述のキープ機能に入れておいて、ゆっくり振り分けるのもあり、です。